Tổ chức sự kiện không chỉ là dựng sân khấu và bật micro. Đó là cả một hệ sinh thái vận hành – nơi mỗi người đóng một vai trò riêng biệt nhưng liên kết chặt chẽ.
Tại DX Events, chúng tôi đã triển khai hàng trăm chương trình thực tế, từ hội nghị vài trăm khách đến sự kiện ngoài trời hàng ngàn người, và nhận thấy một sự kiện thành công luôn dựa vào hệ thống nhân sự tổ chức chuyên nghiệp.
Bài viết này giúp bạn hiểu rõ ban tổ chức sự kiện là gì, các vị trí nhân sự trong tổ chức sự kiện gồm những ai, và xu hướng tuyển dụng ngành event năm 2025. Đây là tài liệu tham khảo lý tưởng cho sinh viên, người tìm việc ngành sự kiện và doanh nghiệp cần xây dựng đội ngũ.
I. Ban Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Người Tổ Chức Sự Kiện Gọi Là Gì?
Ban tổ chức sự kiện (Event Organizing Committee) là nhóm nhân sự trực tiếp lên kế hoạch, điều phối và triển khai một chương trình sự kiện. Tùy quy mô, ban tổ chức có thể bao gồm từ 5 đến hơn 50 người, chia thành các nhóm: nội dung, hậu cần, kỹ thuật, truyền thông, khách mời…
Người đứng đầu gọi là Trưởng ban tổ chức (Event Director) hoặc Người tổ chức sự kiện (Event Planner/Producer).
Trong môi trường doanh nghiệp hoặc agency như DX Events, các vai trò được chuyên môn hóa rõ ràng để đảm bảo từng khâu vận hành trơn tru.
II. Phân Nhóm Các Vị Trí Trong Tổ Chức Sự Kiện
Nhóm Quản Lý & Điều Hành
- Event Director (Trưởng Ban Tổ Chức): Quản lý tổng thể chương trình – từ ý tưởng đến triển khai.
- Project Manager (Quản lý dự án): Điều phối tiến độ, nhân sự và ngân sách sự kiện.
- Finance Officer (Quản lý tài chính): Lập ngân sách, theo dõi chi phí, báo cáo tài chính.
Nhóm Truyền Thông & Khách Mời
- PR & Communications Officer: Viết thông cáo, làm việc với báo chí, truyền thông sự kiện.
- Ticketing Coordinator: Vận hành hệ thống bán vé và kiểm soát ra vào.
- Customer Service Officer: Chăm sóc, hỗ trợ khách tham dự trước, trong và sau sự kiện.
- Stakeholder Engagement Coordinator: Quan hệ nhà tài trợ, diễn giả, đối tác chiến lược.
- Protocol Officer: Quản lý nghi thức ngoại giao, chỗ ngồi VIP, đón tiếp khách mời đặc biệt.
Nhóm Kỹ Thuật & Hậu Cần
- Technical Coordinator: Làm việc với đơn vị âm thanh – ánh sáng như DXaudio để setup kỹ thuật.
- Logistics Coordinator: Đảm bảo vận chuyển, lưu kho, bố trí thiết bị đúng timeline.
- Venue Coordinator: Liên hệ địa điểm, setup mặt bằng, quản lý không gian sự kiện.
- Catering Coordinator: Đặt tiệc, giám sát phục vụ F&B.
- Sanitation Coordinator: Đảm bảo vệ sinh, xử lý rác, kiểm soát nhà vệ sinh/khu phụ trợ.
- Backstage Coordinator: Quản lý khu vực hậu trường cho diễn giả, nghệ sĩ.
Nhóm Sáng Tạo & Thiết Kế
- Graphic Designer: Thiết kế ấn phẩm, backdrop, visual branding.
- Social Media & Content Manager: Sáng tạo nội dung, chạy chiến dịch mạng xã hội.
- Event Experience Manager: Tối ưu trải nghiệm khách từ trước – trong – sau sự kiện.
III. Ban Sự Kiện Trong Câu Lạc Bộ Là Gì? (Dành Cho Sinh Viên)
Ở môi trường sinh viên, ban sự kiện trong CLB là nhóm phụ trách tổ chức các hoạt động nội bộ hoặc quy mô trường. Các vai trò thường gặp:
- Trưởng ban: Lên ý tưởng, quản lý kế hoạch
- Ban nội dung: Soạn chương trình, kịch bản MC
- Ban truyền thông: Thiết kế, viết bài, đăng fanpage
- Ban hậu cần: Chuẩn bị vật tư, in ấn, bàn ghế, nước uống
- Ban kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng, check thiết bị
Đây là bước đệm tuyệt vời để rèn luyện kỹ năng tổ chức trước khi tham gia các đơn vị chuyên nghiệp như DX Events.
IV. Tổ Chức Sự Kiện Gồm Những Công Việc Gì?
Nhiều người gọi là “chạy sự kiện” – tức giai đoạn triển khai. Thực tế gồm 3 nhóm việc lớn:
Trước sự kiện:
- Lên concept, lập timeline, phân công nhân sự
- Xin giấy phép, thuê địa điểm, hợp đồng đối tác
- Truyền thông, bán vé, mời khách mời, chuẩn bị thiết bị
Trong sự kiện:
Nhân Viên Âm Thanh Giá Kho DXaudio đang setup âm thanh tại sự kiện lễ
- Setup kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, màn hình)
- Đón tiếp, điều phối, giám sát chương trình
- Xử lý tình huống khẩn cấp, vận hành hậu trường
Sau sự kiện:
- Thu dọn, hoàn tất thanh toán, gửi thư cảm ơn
- Báo cáo tài chính, khảo sát khách hàng, rút kinh nghiệm
V. Xu Hướng Nhân Sự Sự Kiện 2025
DX Events cập nhật một số thay đổi đáng chú ý trong ngành:
- AI & Automation: Chatbot đăng ký, gợi ý cá nhân hóa hành trình khách
- Sustainability Coordinator: Vai trò mới quản lý vật liệu xanh, giảm thiểu carbon footprint
- Virtual Event Manager: Phối hợp nền tảng Zoom, Hopin cho sự kiện trực tuyến
- Data Analytics Specialist: Phân tích hành vi khách, đo lường KPI thực tế
VI. Gợi Ý Cho Người Định Hướng Nghề Nghiệp
Bạn muốn trở thành nhân viên sự kiện (event staff)? Hãy bắt đầu từ:
- Tình nguyện viên tại các sự kiện lớn
- Thực tập tại công ty như DX Events
- Trau dồi kỹ năng mềm: giao tiếp, quản lý thời gian, teamwork
- Học thêm chứng chỉ: CMP, CSEP, khóa học ngắn hạn về event management
Kết Luận: Vai Trò Của Tổ Chức Sự Kiện Là Gì?
Vai trò của tổ chức sự kiện là tạo ra trải nghiệm kết nối giữa thương hiệu – người tham dự – thông điệp. Đằng sau thành công ấy là hàng chục con người chuyên môn hóa cao, từ event director đến nhân viên hậu cần.
Bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện chuyên nghiệp? Hãy để DX Events đồng hành – từ ý tưởng đến hiện trường.
